Номер извещения: 0190300010826000001

Общая информация о закупке

Внимание! За нарушение требований антимонопольного законодательства Российской Федерации о запрете участия в ограничивающих конкуренцию соглашениях, осуществления ограничивающих конкуренцию согласованных действий предусмотрена ответственность в соответствии со ст. 14.32 КоАП РФ и ст. 178 УК РФ

Способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя): Электронный аукцион

Наименование электронной площадки в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»: ЭТП Газпромбанк

Адрес электронной площадки в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»: https://etpgpb.ru/

Размещение осуществляет: Уполномоченный орган УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ЗАКУПОК АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НОВЫЙ УРЕНГОЙ

Наименование объекта закупки: Оказание услуг по наполнению государственной информационной системы «Электронный архив Ямало-Ненецкого автономного округа»

Этап закупки: Подача заявок

Сведения о связи с позицией плана-графика: 202601903000030002000015

Контактная информация

Размещение осуществляет: Уполномоченный орган

Организация, осуществляющая размещение: УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ЗАКУПОК АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА НОВЫЙ УРЕНГОЙ

Почтовый адрес: 629300, ЯМАЛО-НЕНЕЦКИЙ АО, Г НОВЫЙ УРЕНГОЙ, МКР МИРНЫЙ, 1, 1

Место нахождения: 629300, ЯМАЛО-НЕНЕЦКИЙ АО, Г НОВЫЙ УРЕНГОЙ, МКР МИРНЫЙ, 1, 1

Ответственное должностное лицо: Нистор О. М.

Адрес электронной почты: uoz@nur.yanao.ru

Номер контактного телефона: 8-3494-947715

Дополнительная информация: Информация отсутствует

Регион: Ямало-Ненецкий АО

Информация о процедуре закупки

Дата и время начала срока подачи заявок: 14.01.2026 15:01 (МСК+2)

Дата и время окончания срока подачи заявок: 22.01.2026 07:00 (МСК+2)

Дата проведения процедуры подачи предложений о цене контракта либо о сумме цен единиц товара, работы, услуги: 22.01.2026

Дата подведения итогов определения поставщика (подрядчика, исполнителя): 26.01.2026

Начальная (максимальная) цена контракта

Начальная (максимальная) цена контракта: 999 989,00

Валюта: РОССИЙСКИЙ РУБЛЬ

Идентификационный код закупки (ИКЗ): 263890402800489040100100200026311244

Информация об объекте закупки

Код позиции - Наименование товара, работы, услуги - Ед. измерения - Количество (объем работы, услуги) - Цена за ед., ? - Стоимость, ?

- 63.11.11.000 - Оказание услуг по наполнению государственной информационной системы «Электронный архив Ямало-Ненецкого автономного округа» 1. Общие сведения 1.1 Нормативно-правовая база: - Концепция информатизации архивного дела России; - Федеральный закон от 22.10.2004 № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; - Федеральный закон от 09 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»; - Федеральный закон от 27.07.2006 № 152 - ФЗ «О персональных данных»; - Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 28.12.2005 № 105 - ЗАО «Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе»; - Указ Президента Российской Федерации «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы», от 9 мая 2017 № 203; - Постановление Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»; - Приказ ФСТЭК России от 18.02.2013 № 21 «Об утверждении Состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»; - Приказ Росархива от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»; ... 2. Состав оказываемых услуг 2.1. Подготовка документов к оцифровке (проверка нумерации, проверка на предмет порывов и других механических повреждений, при необходимости расшивка). 2.2. Оцифровка. 2.3. Обработка графических образов. 2.4. Маркировка графических образов. 2.5. Проверка массива отсканированных образов на предмет дефектов сканирования и их исправление. 2.6. Подшивка (переплет) оцифрованных архивных дел (при необходимости). 2.7. Структурирование графических образов в соответствии с файловой структура массива: , , , , . 2.8. Запись информации на носители информации. 2.9. Загрузка созданного информационного ресурса в государственную информационную систему «Электронный архив Ямало-Ненецкого автономного округа» (далее – ГИС ЭА), в том числе создание карточек документов и закрытие карточек и/или листов (файлов), содержащих конфиденциальные сведения. 2.10. Удаление информации с рабочих станций, серверов Исполнителя. 3. Описание массива архивных документов 3.1. Массив представляет собой: - архивные документы постоянного срока хранения формата А4 . В делах могут присутствовать отдельные нестандартные листы формата от А6 до А0. Архивные документы с печатными и рукописными текстами, черно-белые и цветные. Заполнение двустороннее, постраничное и в разворот. Документы выполнены как на бланках различных шаблонов, так и не на бланках. В массиве документов, предназначенных к оцифровке, имеются документы с угасающим текстом, документы на кальке, газеты, фото. 3.2. В делах могут встречаться загрязнение бумаги, чернильные подтеки; механические повреждения, выраженные разрывами листов, проколами, закручиванием углов и краев; утрата отдельных частей листов; выцветание текста. Дела сшиты и оформлены в обложки различного типа. В основном, документы сшиты нитью, корешки дел могут быть проклеены коленкором. 3.3. Состояние документов удовлетворительное. - Лист - 52 631,00 - 19,00 - 999 989,00

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НОВЫЙ УРЕНГОЙ - 52 631 -

- Наименование характеристики Значение характеристики Единица измерения характеристики Инструкция по заполнению характеристик в заявке 1. Общие сведения 1.1 Нормативно-правовая база: - Концепция информатизации архивного дела России; - Федеральный закон от 22.10.2004 № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; - Федеральный закон от 09 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»; - Федеральный закон от 27.07.2006 № 152 - ФЗ «О персональных данных»; - Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 28.12.2005 № 105 - ЗАО «Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе»; - Указ Президента Российской Федерации «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы», от 9 мая 2017 № 203; - Постановление Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»; - Приказ ФСТЭК России от 18.02.2013 № 21 «Об утверждении Состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»; - Приказ Росархива от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»; Участник закупки указывает в заявке все значения характеристики - Приказ службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа от 24.12.2021 № 144-О «О регламенте проведения работ по оцифровке архивных документов и загрузке электронных копий архивных документов в ГИС ЭА» (опубликован на сайте службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа https://spda.yanao.ru/documents/active/136899/); - Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом (опубликовано на сайте Федерального архивного агентства http://archives.ru); 1.2 ГОСТ 13.1.701-95 Репрография. Микрография. Тест-объекты для контроля качества микроизображения. Типы. Методы контроля. 2. Состав оказываемых услуг 2.1. Подготовка документов к оцифровке (проверка нумерации, проверка на предмет порывов и других механических повреждений, при необходимости расшивка). 2.2. Оцифровка. 2.3. Обработка графических образов. 2.4. Маркировка графических образов. 2.5. Проверка массива отсканированных образов на предмет дефектов сканирования и их исправление. 2.6. Подшивка (переплет) оцифрованных архивных дел (при необходимости). 2.7. Структурирование графических образов в соответствии с файловой структура массива: , , , , . 2.8. Запись информации на носители информации. 2.9. Загрузка созданного информационного ресурса в государственную информационную систему «Электронный архив Ямало-Ненецкого автономного округа» (далее – ГИС ЭА), в том числе создание карточек документов и закрытие карточек и/или листов (файлов), содержащих конфиденциальные сведения. 2.10. Удаление информации с рабочих станций, серверов Исполнителя. Значение характеристики не может изменяться участником закупки 3. Описание массива архивных документов 3.1. Массив представляет собой: - архивные документы постоянного срока хранения формата А4 . В делах могут присутствовать отдельные нестандартные листы формата от А6 до А0. Архивные документы с печатными и рукописными текстами, черно-белые и цветные. Заполнение двустороннее, постраничное и в разворот. Документы выполнены как на бланках различных шаблонов, так и не на бланках. В массиве документов, предназначенных к оцифровке, имеются документы с угасающим текстом, документы на кальке, газеты, фото. 3.2. В делах могут встречаться загрязнение бумаги, чернильные подтеки; механические повреждения, выраженные разрывами листов, проколами, закручиванием углов и краев; утрата отдельных частей листов; выцветание текста. Дела сшиты и оформлены в обложки различного типа. В основном, документы сшиты нитью, корешки дел могут быть проклеены коленкором. 3.3. Состояние документов удовлетворительное. Значение характеристики не может изменяться участником закупки 4. Порядок и условия оказания услуг - при сканировании страниц сложной конструкции (например, к краю страницы документа приклеена отгибающаяся вставка, исписанная с обеих сторон текстами, имеющими прямое отношение к содержанию основной страницы, и, в то же время, в любом положении закрывающая собой те или иные элементы изображения основной страницы) должны создаваться несколько файлов с вариантами исполнения изображения одной и той же страницы с разных ракурсов или положений носителя либо его деталей таким образом, чтобы все без исключения элементы, несущие информацию, были отражены на изображениях этой группы файлов без отрыва от основного контекста. Учет образов в данном случае осуществляется по количеству созданных электронных копий, в результате чего допускается увеличение количества электронных образов документа с соблюдением именования файлов электронных копий в соответствии с архивными шифрами; - сканирование большеформатных документов, физический размер которых превышает область сканирования, выполняются по частям с последующей обработкой – объединением электронных копий в один графический образ целого документа. Все созданные электронные копии при данной работе обязательно сохраняются в рабочей - копии. Для склейки изображения необходимо нанесение реперных точек для корректного совмещения изображения. Учет образов в данном случае осуществляется по количеству исходных сканов, в результате чего допускается увеличение количества электронных образов документа с соблюдением именования файлов электронных копий в соответствии с архивными шифрами; - если в дело вшиты документы разных форматов, или носитель документа представляет собой тонкую просвечивающую бумагу, или имеет повреждения, то при сканировании между страницами прокладываться плотная бумага черного или белого цвета (плотностью не менее 55 г/м2), позволяющая визуально «разъединять» документы Участник закупки указывает в заявке все значения характеристики - технические средства, используемые при создании информационного ресурса, обеспечивают сканирование документов различного качества (ветхих, на бумаге различной плотности и состава и т.п.) и исключать повреждения бумажных оригиналов дел; - Исполнитель проводит сканирование тестовой части массива (1 000 листов) и передачу графических образов Заказчику для подтверждения критериев качества. Тестовая часть массива содержит все встречающиеся варианты документов-оригиналов. Результаты тестового сканирования оформляются актом приемки тестовой части массива электронных копий, который является основанием для допуска Исполнителя к оказанию услуг по оцифровке всего массива единиц хранения; - рабочие станции Исполнителя, используемые для оказания услуг по оцифровке, оборудованы защищенными корпусами, номерными пломбами, USB порты должны отсутствовать или быть физически заблокированы. Несанкционированная передача информации на сторонние устройства во время проведения оказания услуг исключаются; - при оказании услуг по сканированию, Исполнитель обязан использовать на всех стадиях предоставления услуги исключительно лицензионное программное обеспечение, в части операционных систем, офисного программного обеспечения, программного обеспечения для обработки и проверки графических образов. 4.10. Требования к индексированию документов. Индексирование документов ведется поэтапно с помощью комбинации ручных и автоматических методов индексирования и верификации. Технология по индексированию документов отвечают следующим требованиям: - последовательное выполнение операций обработки документов. После выполнения каждой операции проводится проверка корректности выполненной операции. Только после проверки получаемые в результате данные передаются на следующий этап обработки; - параллельное выполнение одних и тех же операций разными операторами при обработке одного массива документов; - параллельная обработка одних и тех же документов разными операторами при обработке одного массива; - интегральная проверка массива данных, которая проводится при завершении каждой отдельной операции; - интегральная проверка результирующего массива данных, которая проводится при завершении всех операций; - сохранение информации об авторе, выполнившем внесение данных в запись БД. В технологической системе обработки документов сохраняться полная информация о том, кто из операторов, когда и какие операции выполнял; При выполнении индексирования документов Исполнитель выполняет разделение массивов графических образов архивного дела на три директории: - директория № 1 содержит файлы - обложку дела, внутреннюю опись, лист использования, лист заверитель в формате JPEG; - директория № 2 содержит файлы - страницы архивных документов и значимые оборотные станицы в формате JPEG; - директория № 3 содержит файлы - обложку дела, внутреннюю опись, лист использования, страницы архивных документов и значимые оборотные станицы, лист заверитель (то есть массив всех графических образов архивного дела) в формате PDF/a (многостраничный документ с возможностью полнотекстового поиска внутри документа). 4.11. Результат оцифровки дел: - результатом сканирования являются файлы графических образов страниц документов, ориентированные по тексту, выровненные и обрезанные по краю листа; - в одной директории сохранены образы одного архивного документа; - файловая структура массива: , Файлы с образами страниц дела в формате JPEG размещаются в папку . Примерная маркировка файлов JPEG: 103_1_2_0001, где 103 - номер фонда, 1 – номер описи, 2 – номер дела, 0001 – номер листа дела. В папку включают PDF/а-файлы собранного дела (преобразованные из JPEG в многостраничные файлы) соответствующий тексту традиционного дела. Примерная маркировка файлов PDF/а-файлов: 3_1_55(33), где (3 - номер фонда, 1 – номер описи, 55 – номер дела, (33) - количество листов дела. Маркировка файлов JPEG и PDF/а-файлов собранного дела согласуется Исполнителем с Заказчиком до начала оказания услуг. - Инкрементное именование файлов с образами страниц - Исполнитель по итогам оказания услуг по оцифровке обеспечивает перед вывозом оборудования с объекта Заказчика полную очистку памяти серверов и рабочих станций с использованием специальных программно-технических средств, сертифицированных в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации в области защиты информации. При сдаче-приемке оказанных услуг Исполнитель предоставляет Заказчику акт удаления информации с рабочих станций и серверов (приложение 1); - при проведении оцифровки используется спецодежда (х/б халаты, хлопковые перчатки), для обеспечения максимальной сохранности документов Заказчика. 4.12. Основные требования к выполнению загрузки в ГИС ЭА: - JPEG - файлы с обложкой дела, листом использования, листом заверителем, внутренней описью загружается в ГИС ЭА на уровне дела в раздел «НСА»: Рубрика – Фонд – Опись - Дело»; - в подразделе Документ соответствующего Дела создается документ (формируются реквизиты карточки документа), к которому прикрепляются JPEG - файлы со страницами каждого документа отдельно, в случае обнаружения конфиденциальных сведений, карточка и/или лист(файл) закрывается; - автоматическое заполнение полей (реквизитов) карточки документа из данных карточки дела согласуется Исполнителем с Заказчиком до начала оказания услуг; - загрузка информационного ресурса не приводит к уничтожению (повреждению) информационного ресурса, загруженного ранее; - ежемесячно, до 5 числа каждого месяца, Исполнитель предоставляет Заказчику отчет по показателям эффективности (приложение 2); - при сдаче-приемке оказанных услуг Исполнитель предоставляет Заказчику отчет о загрузке информации в ГИС ЭА (приложение 3). Подключение к ГИС ЭА сотрудников Исполнителя осуществляется в соответствии с Порядком функционирования ГИС ЭА (опубликован на сайте службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа https://spda.yanao.ru/documents/active/145920/). 4.1. Архивные документы предоставляются Исполнителю к моменту начала оказания услуг на основании заказа (требования) на выдачу архивных документов и далее по мере оцифровки архивных документов с учетом обеспечения бесперебойной оцифровки. 4.2. Все операции с делами на период оказания услуг производятся с соблюдением следующих правил: - хранение оригиналов только в горизонтальном положении; - запрещается держать оригиналы на весу; - запрещается растягивать листы документов для уменьшения кривизны сканируемых страниц (при наличии таких документов Исполнитель применяет сканеры с плоским прижимным стеклом для оригиналов с небольшим количество страниц, и с V-образным стеклом и V-образной книжной колыбелью для оригиналов с количеством страниц, превышающим 40 единиц); - запрещается делать рукописные пометки на страницах документов и использовать клеящиеся стикеры; - запрещается применять любые воздействия на документы, способные привести к изменению их физического состояния и сохранности. 4.3. Подготовка архивных документов к сканированию выполняется Исполнителем и включает в себя предварительный просмотр архивных дел на предмет обнаружения физических повреждений (загрязнений, разрывов, утраты части листа), а также особенностей формирования дел, которые могут привести к невозможности сканирования дел без расшивки (документы, значительная часть текста которых уходит в сшивку; документы, сложенные и сшитые внутрь краями). Все дефекты документов Заказчика, обнаруженные в процессе подготовки и сканирования архивных документов, зафиксированы Исполнителем и сообщены Заказчику. 4.4. В целях исключения потери информации на электронном образе в сравнении с оригиналом (к примеру, текст уходит в корешок) расшивка и последующая прошивка или переплет архивных дел (как старыми, так и при необходимости заменяемыми на новые обложки, предоставляемые Заказчиком) производится Исполнителем под контролем Заказчика. После расшивки, дела приводятся в первоначальный вид (листы сшиваются на нитку), переплет дел сохраняется в том виде, в котором он был сшит ранее. При брошюровании дела сшивка происходит только по ранее сделанным (старым) проколам (отверстиям). Порядок следования листов документов после сшивки соответствует порядку следования листов до расшивки дел. После проведения оцифровки все расшитые дела подшиваются в полном объеме. Исполнитель гарантирует ручную технологию прошивочных работ, которая не приведет к потере информации в корешке дела - возможность раскрытия переплетенного дела на 180 градусов. 4.5. Исполнитель проводит оцифровку с использованием оборудования (технических средств), включающее планетарные сканеры. Доставка оборудования и в случае необходимости сборка осуществляется Исполнителем за счет собственных сил и средств. До начала оказания услуг Исполнитель предоставляет Заказчику список технического персонала, принимающие участие в оцифровке. 4.6. Требования к режиму оцифровки: - полноцветные изображения в режиме RGB с цветовым разрешением 24 бита для всех дел; - формат выходного файла JPEG с копией собранного дела в формате PDF/A; - разрешение оцифровки архивных дел согласуется с Заказчиком (разрешение не менее 300 dpi). Для оказания услуг по оцифровке Исполнитель использует профессиональное оборудование: планетарные сканеры. Планетарные сканеры оснащены книжной колыбелью для сканирования нерасшиваемых архивных дел и лампами холодного света, либо LED светодиодными осветителями. Система освещения настраиваться под характеристики архивных дел - как программно, так и путем произвольного размещения элементов освещения. Планетарные сканеры обеспечивают: - бесконтактный способ сканирования, исключающий физическое повреждение документов; - цветной режим сканирования; - размер области сканирования – не менее 604?430 (длина ? высота); - читаемость предельной группы по Тест-объекту читаемости ТО-2, выполненному по варианту А ГОСТ 13.1.701-95; - автоматическую очистку изображений от фонового мусора, выравнивание, убирание теней, обрезку краев; - качественное сканирование документов, плотность бумаги которых составляет от 40 г/м2 до 250 г/м2. Исполнитель обеспечивает калибровку сканирующего оборудования прикладным программным обеспечением с использованием Тест-объектов согласно ГОСТ 13.1.701-95 в оттенках серого цвета с глубиной 8 бит по следующим параметрам: - оптическое разрешение; - уровень белого; - уровень черного; - равномерность освещенности; - фокусировка; - контрастность. 4.8. Требования к тестированию и настройке сканирующего оборудования. Для обеспечения стабильности показателей качества получаемых графических образов. Исполнитель обязан проводить ежедневную юстировку (настройку, калибровку) сканирующего оборудования. Юстировка проводиться Исполнителем перед началом процесса сканирования с помощью специализированного программного обеспечения автоматического контроля качества сканирования с наглядной визуализацией параметров качества сканирования. Юстировка оборудования заключаться в измерении основных показателей при помощи сканирования Тест-объектов (ISO 12653, ISO 29861), а также белого листа и любой страницы из оцифровываемого массива документации и автоматической оценке программными средствами результатов сканирования по заданным параметрам. Производиться контроль по следующим параметрам: - определение значения уровня яркости (значение «точки белого») по всему полю сканирования; - определение значения «точки черного» - соответствие черного цвета заданной норме; - определение значения средних тонов («точка серого») - соответствие нейтральных оттенков заданной норме; - определение неравномерности освещенности. Результаты контроля ежедневно фиксироваться в журнале калибровок. При выявлении отклонений в показателях Исполнитель проводит калибровку (настройку) сканирующего оборудования. Факт проведения калибровки (настройки) оборудования и его результаты отображаются в журнале калибровок. Журнал калибровок представляется Исполнителем по первому требованию Заказчика. 4.9. Основные требования к выполнению оцифровки. При оказании услуг выполняются следующие основные требования: - создание информационного ресурса выполняется силами Исполнителя на технических средствах Исполнителя, путём массовой оцифровки архивных документов; - оцифровка архивных дел производиться однократно. Ресканы архивных документов не допускаются; - сканирующее оборудование Исполнителя не должно воздействовать на архивные дела инфракрасным и ультрафиолетовым излучением; - для сканирования не расшиваемых или повреждённых документов предусмотрен бесконтактный способ сканирования со 100%-ной гарантией качества сохранности оригинальных документов. Сканирование ветхих единиц хранения выполняться с раскрытием дела на угол не более 90 градусов; - ориентация электронного образа соответствует ориентации страницы в оригинале (допустимое отклонение не более 1°), поворот или зеркальное отображение изображения не допускается; - правила обращения с архивными документами и порядок сдачи-приёмки дел согласовывается Исполнителем с Заказчиком до начала оказания услуг; - при создании информационного ресурса обеспечена возможность оцифровки дел формата от А6 до А0; - сканирование осуществляется с разрешением от 300 до 600 dpi (точек на дюйм), для создания файлов форматов JPG, PDF/а (с возможностью полнотекстового поиска внутри документа) в сером или цветном режиме; - необходимо сканировать все листы дел, включая обложку; - при сканировании вокруг документа обеспечено свободное поле размером 0,5 см - 1 см с тем, чтобы был виден край листа документа; - при наличии документов с информацией, заполняющей разворот страниц, сканирование выполняться в разворот, а созданная электронная копия в последствии не подвергаться графической обработке (постраничной обрезке); - сканированию подлежат все заполненные символьно - знаковой информацией страницы (лицевая и оборотная стороны документов). Пустые страницы не сканируются. Страница считается пустой, если она не имеет никаких символьных и графических элементов, несущих информацию, кроме изображения фона носителя (наличие вержеров, понтюзо и филиграней на бумаге (бумага с ярко выраженной, видимой на просвет сеткой из частых полос, пересечённых под прямым углом, знаков), в расчет не принимается); 5. Требования к контролю качества и к записи информации на внешние жесткие диски 5.1. Требования к записи информации на носители информации. Исполнитель записывает на приобретенные за свой счет на внешние носители информации типа SSD (интерфейс SATA III) (далее – SSD диск) сформированный массив графических образов. SSD диски формируются в 3-х экземплярах: подлинник, рабочая копия, изначальный массив необработанных графических образов после сканирования. SSD диски передаются заказчику в кейсах для хранения дисков. Запись на внешние носители информации производиться в соответствии с ГОСТ Р ИСО 13008 – 2015 «Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов». Каждый SSD диск маркируется следующим образом: - краткое название архива; - порядковый номер жесткого диска – присваивается в валовом порядке; - дата оцифровки; - дата записи диска; - количество файлов; - объем файлов (Гб); - тип диска (электронные копии документов – подлинник, электронные копии – рабочая копия (дубликат), изначальный массив необработанных графических образов после сканирования); - а также номера фондов, описей и полный перечень ед.хр. (дел), записанных на данный носитель. - Пример маркировки жесткого диска: Отдел по делам архивов (муниципальный архив) Администрации города Новый Уренгой, диск №1, 22.04.2014, 07.05.2014, 159 файла, 3,83 Гб, электронный фонд пользования – подлинник, Ф. 499, оп. 1, д. 1-120, 129-130. Участник закупки указывает в заявке все значения характеристики 5.2. Критерии и контроль качества оказываемых услуг по сканированию: - контроль качества графических образов осуществляется по их изображению на экране монитора с разрешением не менее 1920x1080 точек и/или по распечатке отдельных графических образов на принтере с разрешением 400 dpi. При визуальном контроле графический образ на мониторе и/или его распечатка на принтере имеет не более 5% точек («мусора») от общего фона, наличие информации и ее читаемость должна быть полной. При цветном режиме сканирования допускается нечитаемость на электронной копии серых (карандашных) символов или строк. В случаях, когда графический образ на мониторе и/или его распечатка на принтере не удовлетворяют данным требованиям, то такой графический образ признается бракованным; - допустимый процент бракованных графических образов устанавливается на уровне – 0,2% (два бракованных графических образа на 1000 графических образов); - в случае превышения процента брака результаты оказания услуг возвращаются Исполнителю на доработку. Исполнитель еженедельно проводит совместные проверки качества графических образов с Заказчиком, по итогам проверки Исполнитель составляет и предоставляет Заказчику протокол совместной проверки качества графических образов (приложение 4). 5.3. Исполнитель, в ходе оказания услуг по оцифровке, обеспечивает проверку всего массива оцифрованных образов на предмет дефектов сканирования и их исправление. По итогам проверок Исполнитель предоставляет Заказчику протокол проверки массива графических образов (приложение 5). 6. Годовое сопровождение - Исполнитель обязан предоставить техническую поддержку и сопровождение всех информационных ресурсов, создаваемых в ходе оказания услуг, на протяжении не менее 12 месяцев с момента подписания документа о приемки оказанных услуг; - услуги по техническому сопровождению оказываются Исполнителем по запросу Заказчика в согласованный срок. Услуги по техническому сопровождению оказывается Исполнителем с учетом допустимого брака графических образов – 0,2% (два бракованных графических образа на 1000 графических образов) при оказании услуг по сканированию. Участник закупки указывает в заявке все значения характеристики Перечень услуг по техническому сопровождению: Восстановление из изначального массива графических образов после сканирования, которое включает в себя: выполнение запроса на получение от Заказчика изначального массива необработанных графических образов после сканирования; поиск подлежащего восстановлению массива; обработку графических образов и приведение к виду в соответствии с требованиями; передачу готовых образов Заказчику; возврат изначального массива необработанных графических образов после сканирования на хранение; Выполнение рескана при отсутствии требуемых графических образов в резервных копиях, которое включает в себя: организацию и получение от Заказчика дела, подлежащего пересканированию; сканирование дела; возврат документов Заказчику; обработку графических образов и приведение к виду в соответствии с требованиями; передачу готовых образов Заказчику. 7. Результат оказания услуг Результатом оказания услуг по оцифровке архивных документов Заказчика и загрузке их в ГИС ЭА является набор графических образов (электронных копий) листов архивных дел, записанные на переносные жесткие диски и загруженные в ГИС ЭА. Графические образы промаркированы, резкими (четкими) и отображать всю страницу дела целиком, включая все её кромки. В результате оказания услуг Заказчику предоставляется: Список технического персонала, принимающих участие в оцифровке (до начала оказания услуг); Журнал калибровок (по требованию Заказчика); Акт приемки тестовой части массива; Акт удаления информации с рабочих станций и серверов Исполнителя; Отчет о загрузке информации в ГИС ЭА; Протокол совместной проверки качества графических образов; Протокол проверки массива графических образов; SSD диски (электронный фонд пользования – подлинники, рабочие копии, изначальный массив необработанных графических образов после сканирования); Акт сдачи-приемки оказанных услуг; Гарантийное письмо о полном удалении информации со всего оборудования Исполнителя (в течение 15 дней по завершении срока предоставления гарантии качества оказанных услуг). Значение характеристики не может изменяться участником закупки 8. Требования к защите информации от несанкционированного доступа 8.1. Работа с электронными копиями архивных документов осуществляться с обеспечением мер по защите информации от несанкционированного доступа, утечки по техническим каналам, программно-технических воздействий с целью нарушения целостности (модификации, уничтожения) информации в процессе ее обработки, передачи и хранения, а также работоспособности технических средств. Ответственность за сохранность информации при обработке электронных копий архивных документов в момент оказания услуг лежит на Исполнителе. 8.2. Обеспечение защиты создаваемых электронных копий архивных документов от хищения, утраты, утечки, уничтожения, искажения и подделки при оказании услуг осуществляются правовыми, организационными и техническими мерами Исполнителя. Работа с оригиналами архивных документов и их электронными копиями осуществляться с обеспечением мер по предотвращению утраты бумажных носителей и защите информации от несанкционированного доступа, утечки по техническим каналам, программно-технических воздействий с целью нарушения целостности (модификации, уничтожения) информации в процессе ее обработки, передачи, хранении, а также работоспособности технических средств. 8.3. Исполнителем предпринимаются меры по обеспечению безопасности передачи информации по электронным каналам, предусматривающие: - неразглашение сведений конфиденциального характера должностными лицами и сотрудниками Исполнителя, участвующими в оказании услуг; - предотвращение несанкционированного копирования информации с носителей и технических средств Исполнителя; - гарантированное уничтожение информации из памяти серверов и рабочих станций после оказания услуг перед вывозом оборудования с объекта Заказчика указанного в п. 1.4 с использованием специальных программно-технических средств. Участник закупки указывает в заявке все значения характеристики 8.4. Результаты оказанных услуг по техническому заданию не передаются Исполнителем третьим лицам, полностью или частично. Исполнитель обязуется не сохранять у себя файлы и перечни сканированных архивных документов, и иные материалы в электронной форме, созданные в процессе исполнения технического задания, после завершения оказания услуг. 9. Требования по сроку гарантий качества на результаты оказания услуг 9.1. Исполнитель обязан за свой счёт в согласованные сроки исправить по требованию Заказчика все выявленные недостатки или дефекты в результатах оказанных услуг, если в процессе оказания услуг Исполнитель допустил отступление от настоящего Технического задания, ухудшившее качество оказания услуг. 9.2. Исполнитель обязан за свой счёт устранить выявленные в течение гарантийного срока дефекты в оказанных услугах в согласованные сроки. Гарантийный срок в этом случае продлевается на период устранения дефектов. 9.3. Перечень услуг, оказываемых Исполнителем в рамках гарантийного сопровождения, представлен в п.5 настоящего Технического задания. 9.4. В том случае, когда ошибки обнаруживаются в процессе эксплуатации ГИС ЭА, Исполнитель в кратчайший срок без дополнительной оплаты производит устранение ошибок. Срок устранения дефектов и недостатков, происшедших по вине Исполнителя определяется по договоренности Заказчиком и Исполнителем. 9.5. Срок предоставления гарантии качества оказанных услуг – не менее 12 месяцев со дня подписания акта сдачи-приемки оказанных услуг. 9.6. В течение 15 календарных дней по завершении срока предоставления гарантии качества оказанных услуг Исполнитель предоставляет Заказчику гарантийное письмо о полном удалении со всего оборудования Исполнителя информации, полученной или обрабатываемой в ходе оказания услуг. Значение характеристики не может изменяться участником закупки - Наименование характеристики - Значение характеристики - Единица измерения характеристики - Инструкция по заполнению характеристик в заявке - 1. Общие сведения - 1.1 Нормативно-правовая база: - Концепция информатизации архивного дела России; - Федеральный закон от 22.10.2004 № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; - Федеральный закон от 09 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»; - Федеральный закон от 27.07.2006 № 152 - ФЗ «О персональных данных»; - Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 28.12.2005 № 105 - ЗАО «Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе»; - Указ Президента Российской Федерации «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы», от 9 мая 2017 № 203; - Постановление Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»; - Приказ ФСТЭК России от 18.02.2013 № 21 «Об утверждении Состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»; - Приказ Росархива от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»; - - Участник закупки указывает в заявке все значения характеристики - - Приказ службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа от 24.12.2021 № 144-О «О регламенте проведения работ по оцифровке архивных документов и загрузке электронных копий архивных документов в ГИС ЭА» (опубликован на сайте службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа https://spda.yanao.ru/documents/active/136899/); - Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом (опубликовано на сайте Федерального архивного агентства http://archives.ru); 1.2 ГОСТ 13.1.701-95 Репрография. Микрография. Тест-объекты для контроля качества микроизображения. Типы. Методы контроля. - 2. Состав оказываемых услуг - 2.1. Подготовка документов к оцифровке (проверка нумерации, проверка на предмет порывов и других механических повреждений, при необходимости расшивка). 2.2. Оцифровка. 2.3. Обработка графических образов. 2.4. Маркировка графических образов. 2.5. Проверка массива отсканированных образов на предмет дефектов сканирования и их исправление. 2.6. Подшивка (переплет) оцифрованных архивных дел (при необходимости). 2.7. Структурирование графических образов в соответствии с файловой структура массива: , , , , . 2.8. Запись информации на носители информации. 2.9. Загрузка созданного информационного ресурса в государственную информационную систему «Электронный архив Ямало-Ненецкого автономного округа» (далее – ГИС ЭА), в том числе создание карточек документов и закрытие карточек и/или листов (файлов), содержащих конфиденциальные сведения. 2.10. Удаление информации с рабочих станций, серверов Исполнителя. - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки - 3. Описание массива архивных документов - 3.1. Массив представляет собой: - архивные документы постоянного срока хранения формата А4 . В делах могут присутствовать отдельные нестандартные листы формата от А6 до А0. Архивные документы с печатными и рукописными текстами, черно-белые и цветные. Заполнение двустороннее, постраничное и в разворот. Документы выполнены как на бланках различных шаблонов, так и не на бланках. В массиве документов, предназначенных к оцифровке, имеются документы с угасающим текстом, документы на кальке, газеты, фото. 3.2. В делах могут встречаться загрязнение бумаги, чернильные подтеки; механические повреждения, выраженные разрывами листов, проколами, закручиванием углов и краев; утрата отдельных частей листов; выцветание текста. Дела сшиты и оформлены в обложки различного типа. В основном, документы сшиты нитью, корешки дел могут быть проклеены коленкором. 3.3. Состояние документов удовлетворительное. - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки - 4. Порядок и условия оказания услуг - - при сканировании страниц сложной конструкции (например, к краю страницы документа приклеена отгибающаяся вставка, исписанная с обеих сторон текстами, имеющими прямое отношение к содержанию основной страницы, и, в то же время, в любом положении закрывающая собой те или иные элементы изображения основной страницы) должны создаваться несколько файлов с вариантами исполнения изображения одной и той же страницы с разных ракурсов или положений носителя либо его деталей таким образом, чтобы все без исключения элементы, несущие информацию, были отражены на изображениях этой группы файлов без отрыва от основного контекста. Учет образов в данном случае осуществляется по количеству созданных электронных копий, в результате чего допускается увеличение количества электронных образов документа с соблюдением именования файлов электронных копий в соответствии с архивными шифрами; - сканирование большеформатных документов, физический размер которых превышает область сканирования, выполняются по частям с последующей обработкой – объединением электронных копий в один графический образ целого документа. Все созданные электронные копии при данной работе обязательно сохраняются в рабочей - копии. Для склейки изображения необходимо нанесение реперных точек для корректного совмещения изображения. Учет образов в данном случае осуществляется по количеству исходных сканов, в результате чего допускается увеличение количества электронных образов документа с соблюдением именования файлов электронных копий в соответствии с архивными шифрами; - если в дело вшиты документы разных форматов, или носитель документа представляет собой тонкую просвечивающую бумагу, или имеет повреждения, то при сканировании между страницами прокладываться плотная бумага черного или белого цвета (плотностью не менее 55 г/м2), позволяющая визуально «разъединять» документы - - Участник закупки указывает в заявке все значения характеристики - - технические средства, используемые при создании информационного ресурса, обеспечивают сканирование документов различного качества (ветхих, на бумаге различной плотности и состава и т.п.) и исключать повреждения бумажных оригиналов дел; - Исполнитель проводит сканирование тестовой части массива (1 000 листов) и передачу графических образов Заказчику для подтверждения критериев качества. Тестовая часть массива содержит все встречающиеся варианты документов-оригиналов. Результаты тестового сканирования оформляются актом приемки тестовой части массива электронных копий, который является основанием для допуска Исполнителя к оказанию услуг по оцифровке всего массива единиц хранения; - рабочие станции Исполнителя, используемые для оказания услуг по оцифровке, оборудованы защищенными корпусами, номерными пломбами, USB порты должны отсутствовать или быть физически заблокированы. Несанкционированная передача информации на сторонние устройства во время проведения оказания услуг исключаются; - при оказании услуг по сканированию, Исполнитель обязан использовать на всех стадиях предоставления услуги исключительно лицензионное программное обеспечение, в части операционных систем, офисного программного обеспечения, программного обеспечения для обработки и проверки графических образов. - 4.10. Требования к индексированию документов. Индексирование документов ведется поэтапно с помощью комбинации ручных и автоматических методов индексирования и верификации. Технология по индексированию документов отвечают следующим требованиям: - последовательное выполнение операций обработки документов. После выполнения каждой операции проводится проверка корректности выполненной операции. Только после проверки получаемые в результате данные передаются на следующий этап обработки; - параллельное выполнение одних и тех же операций разными операторами при обработке одного массива документов; - параллельная обработка одних и тех же документов разными операторами при обработке одного массива; - интегральная проверка массива данных, которая проводится при завершении каждой отдельной операции; - интегральная проверка результирующего массива данных, которая проводится при завершении всех операций; - сохранение информации об авторе, выполнившем внесение данных в запись БД. В технологической системе обработки документов сохраняться полная информация о том, кто из операторов, когда и какие операции выполнял; При выполнении индексирования документов Исполнитель выполняет разделение массивов графических образов архивного дела на три директории: - директория № 1 содержит файлы - обложку дела, внутреннюю опись, лист использования, лист заверитель в формате JPEG; - директория № 2 содержит файлы - страницы архивных документов и значимые оборотные станицы в формате JPEG; - - директория № 3 содержит файлы - обложку дела, внутреннюю опись, лист использования, страницы архивных документов и значимые оборотные станицы, лист заверитель (то есть массив всех графических образов архивного дела) в формате PDF/a (многостраничный документ с возможностью полнотекстового поиска внутри документа). 4.11. Результат оцифровки дел: - результатом сканирования являются файлы графических образов страниц документов, ориентированные по тексту, выровненные и обрезанные по краю листа; - в одной директории сохранены образы одного архивного документа; - файловая структура массива: , Файлы с образами страниц дела в формате JPEG размещаются в папку . Примерная маркировка файлов JPEG: 103_1_2_0001, где 103 - номер фонда, 1 – номер описи, 2 – номер дела, 0001 – номер листа дела. В папку включают PDF/а-файлы собранного дела (преобразованные из JPEG в многостраничные файлы) соответствующий тексту традиционного дела. - Примерная маркировка файлов PDF/а-файлов: 3_1_55(33), где (3 - номер фонда, 1 – номер описи, 55 – номер дела, (33) - количество листов дела. Маркировка файлов JPEG и PDF/а-файлов собранного дела согласуется Исполнителем с Заказчиком до начала оказания услуг. - Инкрементное именование файлов с образами страниц - Исполнитель по итогам оказания услуг по оцифровке обеспечивает перед вывозом оборудования с объекта Заказчика полную очистку памяти серверов и рабочих станций с использованием специальных программно-технических средств, сертифицированных в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации в области защиты информации. При сдаче-приемке оказанных услуг Исполнитель предоставляет Заказчику акт удаления информации с рабочих станций и серверов (приложение 1); - при проведении оцифровки используется спецодежда (х/б халаты, хлопковые перчатки), для обеспечения максимальной сохранности документов Заказчика. 4.12. Основные требования к выполнению загрузки в ГИС ЭА: - JPEG - файлы с обложкой дела, листом использования, листом заверителем, внутренней описью загружается в ГИС ЭА на уровне дела в раздел «НСА»: Рубрика – Фонд – Опись - Дело»; - в подразделе Документ соответствующего Дела создается документ (формируются реквизиты карточки документа), к которому прикрепляются JPEG - файлы со страницами каждого документа отдельно, в случае обнаружения конфиденциальных сведений, карточка и/или лист(файл) закрывается; - автоматическое заполнение полей (реквизитов) карточки документа из данных карточки дела согласуется Исполнителем с Заказчиком до начала оказания услуг; - загрузка информационного ресурса не приводит к уничтожению (повреждению) информационного ресурса, загруженного ранее; - ежемесячно, до 5 числа каждого месяца, Исполнитель предоставляет Заказчику отчет по показателям эффективности (приложение 2); - - при сдаче-приемке оказанных услуг Исполнитель предоставляет Заказчику отчет о загрузке информации в ГИС ЭА (приложение 3). Подключение к ГИС ЭА сотрудников Исполнителя осуществляется в соответствии с Порядком функционирования ГИС ЭА (опубликован на сайте службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа https://spda.yanao.ru/documents/active/145920/). - 4.1. Архивные документы предоставляются Исполнителю к моменту начала оказания услуг на основании заказа (требования) на выдачу архивных документов и далее по мере оцифровки архивных документов с учетом обеспечения бесперебойной оцифровки. 4.2. Все операции с делами на период оказания услуг производятся с соблюдением следующих правил: - хранение оригиналов только в горизонтальном положении; - запрещается держать оригиналы на весу; - запрещается растягивать листы документов для уменьшения кривизны сканируемых страниц (при наличии таких документов Исполнитель применяет сканеры с плоским прижимным стеклом для оригиналов с небольшим количество страниц, и с V-образным стеклом и V-образной книжной колыбелью для оригиналов с количеством страниц, превышающим 40 единиц); - запрещается делать рукописные пометки на страницах документов и использовать клеящиеся стикеры; - запрещается применять любые воздействия на документы, способные привести к изменению их физического состояния и сохранности. 4.3. Подготовка архивных документов к сканированию выполняется Исполнителем и включает в себя предварительный просмотр архивных дел на предмет обнаружения физических повреждений (загрязнений, разрывов, утраты части листа), а также особенностей формирования дел, которые могут привести к невозможности сканирования дел без расшивки (документы, значительная часть текста которых уходит в сшивку; документы, сложенные и сшитые внутрь краями). Все дефекты документов Заказчика, обнаруженные в процессе подготовки и сканирования архивных документов, зафиксированы Исполнителем и сообщены Заказчику. - 4.4. В целях исключения потери информации на электронном образе в сравнении с оригиналом (к примеру, текст уходит в корешок) расшивка и последующая прошивка или переплет архивных дел (как старыми, так и при необходимости заменяемыми на новые обложки, предоставляемые Заказчиком) производится Исполнителем под контролем Заказчика. После расшивки, дела приводятся в первоначальный вид (листы сшиваются на нитку), переплет дел сохраняется в том виде, в котором он был сшит ранее. При брошюровании дела сшивка происходит только по ранее сделанным (старым) проколам (отверстиям). Порядок следования листов документов после сшивки соответствует порядку следования листов до расшивки дел. После проведения оцифровки все расшитые дела подшиваются в полном объеме. Исполнитель гарантирует ручную технологию прошивочных работ, которая не приведет к потере информации в корешке дела - возможность раскрытия переплетенного дела на 180 градусов. 4.5. Исполнитель проводит оцифровку с использованием оборудования (технических средств), включающее планетарные сканеры. Доставка оборудования и в случае необходимости сборка осуществляется Исполнителем за счет собственных сил и средств. До начала оказания услуг Исполнитель предоставляет Заказчику список технического персонала, принимающие участие в оцифровке. 4.6. Требования к режиму оцифровки: - полноцветные изображения в режиме RGB с цветовым разрешением 24 бита для всех дел; - формат выходного файла JPEG с копией собранного дела в формате PDF/A; - разрешение оцифровки архивных дел согласуется с Заказчиком (разрешение не менее 300 dpi). Для оказания услуг по оцифровке Исполнитель использует профессиональное оборудование: планетарные сканеры. Планетарные сканеры оснащены книжной колыбелью для сканирования нерасшиваемых архивных дел и лампами холодного света, либо LED светодиодными осветителями. - Система освещения настраиваться под характеристики архивных дел - как программно, так и путем произвольного размещения элементов освещения. Планетарные сканеры обеспечивают: - бесконтактный способ сканирования, исключающий физическое повреждение документов; - цветной режим сканирования; - размер области сканирования – не менее 604?430 (длина ? высота); - читаемость предельной группы по Тест-объекту читаемости ТО-2, выполненному по варианту А ГОСТ 13.1.701-95; - автоматическую очистку изображений от фонового мусора, выравнивание, убирание теней, обрезку краев; - качественное сканирование документов, плотность бумаги которых составляет от 40 г/м2 до 250 г/м2. Исполнитель обеспечивает калибровку сканирующего оборудования прикладным программным обеспечением с использованием Тест-объектов согласно ГОСТ 13.1.701-95 в оттенках серого цвета с глубиной 8 бит по следующим параметрам: - оптическое разрешение; - уровень белого; - уровень черного; - равномерность освещенности; - фокусировка; - контрастность. 4.8. Требования к тестированию и настройке сканирующего оборудования. Для обеспечения стабильности показателей качества получаемых графических образов. Исполнитель обязан проводить ежедневную юстировку (настройку, калибровку) сканирующего оборудования. Юстировка проводиться Исполнителем перед началом процесса сканирования с помощью специализированного программного обеспечения автоматического контроля качества сканирования с наглядной визуализацией параметров качества сканирования. - Юстировка оборудования заключаться в измерении основных показателей при помощи сканирования Тест-объектов (ISO 12653, ISO 29861), а также белого листа и любой страницы из оцифровываемого массива документации и автоматической оценке программными средствами результатов сканирования по заданным параметрам. Производиться контроль по следующим параметрам: - определение значения уровня яркости (значение «точки белого») по всему полю сканирования; - определение значения «точки черного» - соответствие черного цвета заданной норме; - определение значения средних тонов («точка серого») - соответствие нейтральных оттенков заданной норме; - определение неравномерности освещенности. Результаты контроля ежедневно фиксироваться в журнале калибровок. При выявлении отклонений в показателях Исполнитель проводит калибровку (настройку) сканирующего оборудования. Факт проведения калибровки (настройки) оборудования и его результаты отображаются в журнале калибровок. Журнал калибровок представляется Исполнителем по первому требованию Заказчика. 4.9. Основные требования к выполнению оцифровки. При оказании услуг выполняются следующие основные требования: - создание информационного ресурса выполняется силами Исполнителя на технических средствах Исполнителя, путём массовой оцифровки архивных документов; - оцифровка архивных дел производиться однократно. Ресканы архивных документов не допускаются; - сканирующее оборудование Исполнителя не должно воздействовать на архивные дела инфракрасным и ультрафиолетовым излучением; - для сканирования не расшиваемых или повреждённых документов предусмотрен бесконтактный способ сканирования со 100%-ной гарантией качества сохранности оригинальных документов. Сканирование ветхих единиц хранения выполняться с раскрытием дела на угол не более 90 градусов; - - ориентация электронного образа соответствует ориентации страницы в оригинале (допустимое отклонение не более 1°), поворот или зеркальное отображение изображения не допускается; - правила обращения с архивными документами и порядок сдачи-приёмки дел согласовывается Исполнителем с Заказчиком до начала оказания услуг; - при создании информационного ресурса обеспечена возможность оцифровки дел формата от А6 до А0; - сканирование осуществляется с разрешением от 300 до 600 dpi (точек на дюйм), для создания файлов форматов JPG, PDF/а (с возможностью полнотекстового поиска внутри документа) в сером или цветном режиме; - необходимо сканировать все листы дел, включая обложку; - при сканировании вокруг документа обеспечено свободное поле размером 0,5 см - 1 см с тем, чтобы был виден край листа документа; - при наличии документов с информацией, заполняющей разворот страниц, сканирование выполняться в разворот, а созданная электронная копия в последствии не подвергаться графической обработке (постраничной обрезке); - сканированию подлежат все заполненные символьно - знаковой информацией страницы (лицевая и оборотная стороны документов). Пустые страницы не сканируются. Страница считается пустой, если она не имеет никаких символьных и графических элементов, несущих информацию, кроме изображения фона носителя (наличие вержеров, понтюзо и филиграней на бумаге (бумага с ярко выраженной, видимой на просвет сеткой из частых полос, пересечённых под прямым углом, знаков), в расчет не принимается); - 5. Требования к контролю качества и к записи информации на внешние жесткие диски - 5.1. Требования к записи информации на носители информации. Исполнитель записывает на приобретенные за свой счет на внешние носители информации типа SSD (интерфейс SATA III) (далее – SSD диск) сформированный массив графических образов. SSD диски формируются в 3-х экземплярах: подлинник, рабочая копия, изначальный массив необработанных графических образов после сканирования. SSD диски передаются заказчику в кейсах для хранения дисков. Запись на внешние носители информации производиться в соответствии с ГОСТ Р ИСО 13008 – 2015 «Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов». Каждый SSD диск маркируется следующим образом: - краткое название архива; - порядковый номер жесткого диска – присваивается в валовом порядке; - дата оцифровки; - дата записи диска; - количество файлов; - объем файлов (Гб); - тип диска (электронные копии документов – подлинник, электронные копии – рабочая копия (дубликат), изначальный массив необработанных графических образов после сканирования); - а также номера фондов, описей и полный перечень ед.хр. (дел), записанных на данный носитель. - Пример маркировки жесткого диска: Отдел по делам архивов (муниципальный архив) Администрации города Новый Уренгой, диск №1, 22.04.2014, 07.05.2014, 159 файла, 3,83 Гб, электронный фонд пользования – подлинник, Ф. 499, оп. 1, д. 1-120, 129-130. - - Участник закупки указывает в заявке все значения характеристики - 5.2. Критерии и контроль качества оказываемых услуг по сканированию: - контроль качества графических образов осуществляется по их изображению на экране монитора с разрешением не менее 1920x1080 точек и/или по распечатке отдельных графических образов на принтере с разрешением 400 dpi. При визуальном контроле графический образ на мониторе и/или его распечатка на принтере имеет не более 5% точек («мусора») от общего фона, наличие информации и ее читаемость должна быть полной. При цветном режиме сканирования допускается нечитаемость на электронной копии серых (карандашных) символов или строк. В случаях, когда графический образ на мониторе и/или его распечатка на принтере не удовлетворяют данным требованиям, то такой графический образ признается бракованным; - допустимый процент бракованных графических образов устанавливается на уровне – 0,2% (два бракованных графических образа на 1000 графических образов); - в случае превышения процента брака результаты оказания услуг возвращаются Исполнителю на доработку. Исполнитель еженедельно проводит совместные проверки качества графических образов с Заказчиком, по итогам проверки Исполнитель составляет и предоставляет Заказчику протокол совместной проверки качества графических образов (приложение 4). 5.3. Исполнитель, в ходе оказания услуг по оцифровке, обеспечивает проверку всего массива оцифрованных образов на предмет дефектов сканирования и их исправление. По итогам проверок Исполнитель предоставляет Заказчику протокол проверки массива графических образов (приложение 5). - 6. Годовое сопровождение - - Исполнитель обязан предоставить техническую поддержку и сопровождение всех информационных ресурсов, создаваемых в ходе оказания услуг, на протяжении не менее 12 месяцев с момента подписания документа о приемки оказанных услуг; - услуги по техническому сопровождению оказываются Исполнителем по запросу Заказчика в согласованный срок. Услуги по техническому сопровождению оказывается Исполнителем с учетом допустимого брака графических образов – 0,2% (два бракованных графических образа на 1000 графических образов) при оказании услуг по сканированию. - - Участник закупки указывает в заявке все значения характеристики - Перечень услуг по техническому сопровождению: Восстановление из изначального массива графических образов после сканирования, которое включает в себя: выполнение запроса на получение от Заказчика изначального массива необработанных графических образов после сканирования; поиск подлежащего восстановлению массива; обработку графических образов и приведение к виду в соответствии с требованиями; передачу готовых образов Заказчику; возврат изначального массива необработанных графических образов после сканирования на хранение; Выполнение рескана при отсутствии требуемых графических образов в резервных копиях, которое включает в себя: организацию и получение от Заказчика дела, подлежащего пересканированию; сканирование дела; возврат документов Заказчику; обработку графических образов и приведение к виду в соответствии с требованиями; передачу готовых образов Заказчику. - 7. Результат оказания услуг - Результатом оказания услуг по оцифровке архивных документов Заказчика и загрузке их в ГИС ЭА является набор графических образов (электронных копий) листов архивных дел, записанные на переносные жесткие диски и загруженные в ГИС ЭА. Графические образы промаркированы, резкими (четкими) и отображать всю страницу дела целиком, включая все её кромки. В результате оказания услуг Заказчику предоставляется: Список технического персонала, принимающих участие в оцифровке (до начала оказания услуг); Журнал калибровок (по требованию Заказчика); Акт приемки тестовой части массива; Акт удаления информации с рабочих станций и серверов Исполнителя; Отчет о загрузке информации в ГИС ЭА; Протокол совместной проверки качества графических образов; Протокол проверки массива графических образов; SSD диски (электронный фонд пользования – подлинники, рабочие копии, изначальный массив необработанных графических образов после сканирования); Акт сдачи-приемки оказанных услуг; Гарантийное письмо о полном удалении информации со всего оборудования Исполнителя (в течение 15 дней по завершении срока предоставления гарантии качества оказанных услуг). - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки - 8. Требования к защите информации от несанкционированного доступа - 8.1. Работа с электронными копиями архивных документов осуществляться с обеспечением мер по защите информации от несанкционированного доступа, утечки по техническим каналам, программно-технических воздействий с целью нарушения целостности (модификации, уничтожения) информации в процессе ее обработки, передачи и хранения, а также работоспособности технических средств. Ответственность за сохранность информации при обработке электронных копий архивных документов в момент оказания услуг лежит на Исполнителе. 8.2. Обеспечение защиты создаваемых электронных копий архивных документов от хищения, утраты, утечки, уничтожения, искажения и подделки при оказании услуг осуществляются правовыми, организационными и техническими мерами Исполнителя. Работа с оригиналами архивных документов и их электронными копиями осуществляться с обеспечением мер по предотвращению утраты бумажных носителей и защите информации от несанкционированного доступа, утечки по техническим каналам, программно-технических воздействий с целью нарушения целостности (модификации, уничтожения) информации в процессе ее обработки, передачи, хранении, а также работоспособности технических средств. 8.3. Исполнителем предпринимаются меры по обеспечению безопасности передачи информации по электронным каналам, предусматривающие: - неразглашение сведений конфиденциального характера должностными лицами и сотрудниками Исполнителя, участвующими в оказании услуг; - предотвращение несанкционированного копирования информации с носителей и технических средств Исполнителя; - гарантированное уничтожение информации из памяти серверов и рабочих станций после оказания услуг перед вывозом оборудования с объекта Заказчика указанного в п. 1.4 с использованием специальных программно-технических средств. - - Участник закупки указывает в заявке все значения характеристики - 8.4. Результаты оказанных услуг по техническому заданию не передаются Исполнителем третьим лицам, полностью или частично. Исполнитель обязуется не сохранять у себя файлы и перечни сканированных архивных документов, и иные материалы в электронной форме, созданные в процессе исполнения технического задания, после завершения оказания услуг. - 9. Требования по сроку гарантий качества на результаты оказания услуг - 9.1. Исполнитель обязан за свой счёт в согласованные сроки исправить по требованию Заказчика все выявленные недостатки или дефекты в результатах оказанных услуг, если в процессе оказания услуг Исполнитель допустил отступление от настоящего Технического задания, ухудшившее качество оказания услуг. 9.2. Исполнитель обязан за свой счёт устранить выявленные в течение гарантийного срока дефекты в оказанных услугах в согласованные сроки. Гарантийный срок в этом случае продлевается на период устранения дефектов. 9.3. Перечень услуг, оказываемых Исполнителем в рамках гарантийного сопровождения, представлен в п.5 настоящего Технического задания. 9.4. В том случае, когда ошибки обнаруживаются в процессе эксплуатации ГИС ЭА, Исполнитель в кратчайший срок без дополнительной оплаты производит устранение ошибок. Срок устранения дефектов и недостатков, происшедших по вине Исполнителя определяется по договоренности Заказчиком и Исполнителем. 9.5. Срок предоставления гарантии качества оказанных услуг – не менее 12 месяцев со дня подписания акта сдачи-приемки оказанных услуг. 9.6. В течение 15 календарных дней по завершении срока предоставления гарантии качества оказанных услуг Исполнитель предоставляет Заказчику гарантийное письмо о полном удалении со всего оборудования Исполнителя информации, полученной или обрабатываемой в ходе оказания услуг. - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Наименование характеристики - Значение характеристики - Единица измерения характеристики - Инструкция по заполнению характеристик в заявке

1. Общие сведения - 1.1 Нормативно-правовая база: - Концепция информатизации архивного дела России; - Федеральный закон от 22.10.2004 № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; - Федеральный закон от 09 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»; - Федеральный закон от 27.07.2006 № 152 - ФЗ «О персональных данных»; - Закон Ямало-Ненецкого автономного округа от 28.12.2005 № 105 - ЗАО «Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе»; - Указ Президента Российской Федерации «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы», от 9 мая 2017 № 203; - Постановление Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»; - Приказ ФСТЭК России от 18.02.2013 № 21 «Об утверждении Состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»; - Приказ Росархива от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»; - - Участник закупки указывает в заявке все значения характеристики

- Приказ службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа от 24.12.2021 № 144-О «О регламенте проведения работ по оцифровке архивных документов и загрузке электронных копий архивных документов в ГИС ЭА» (опубликован на сайте службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа https://spda.yanao.ru/documents/active/136899/); - Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом (опубликовано на сайте Федерального архивного агентства http://archives.ru); 1.2 ГОСТ 13.1.701-95 Репрография. Микрография. Тест-объекты для контроля качества микроизображения. Типы. Методы контроля.

2. Состав оказываемых услуг - 2.1. Подготовка документов к оцифровке (проверка нумерации, проверка на предмет порывов и других механических повреждений, при необходимости расшивка). 2.2. Оцифровка. 2.3. Обработка графических образов. 2.4. Маркировка графических образов. 2.5. Проверка массива отсканированных образов на предмет дефектов сканирования и их исправление. 2.6. Подшивка (переплет) оцифрованных архивных дел (при необходимости). 2.7. Структурирование графических образов в соответствии с файловой структура массива: , , , , . 2.8. Запись информации на носители информации. 2.9. Загрузка созданного информационного ресурса в государственную информационную систему «Электронный архив Ямало-Ненецкого автономного округа» (далее – ГИС ЭА), в том числе создание карточек документов и закрытие карточек и/или листов (файлов), содержащих конфиденциальные сведения. 2.10. Удаление информации с рабочих станций, серверов Исполнителя. - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

3. Описание массива архивных документов - 3.1. Массив представляет собой: - архивные документы постоянного срока хранения формата А4 . В делах могут присутствовать отдельные нестандартные листы формата от А6 до А0. Архивные документы с печатными и рукописными текстами, черно-белые и цветные. Заполнение двустороннее, постраничное и в разворот. Документы выполнены как на бланках различных шаблонов, так и не на бланках. В массиве документов, предназначенных к оцифровке, имеются документы с угасающим текстом, документы на кальке, газеты, фото. 3.2. В делах могут встречаться загрязнение бумаги, чернильные подтеки; механические повреждения, выраженные разрывами листов, проколами, закручиванием углов и краев; утрата отдельных частей листов; выцветание текста. Дела сшиты и оформлены в обложки различного типа. В основном, документы сшиты нитью, корешки дел могут быть проклеены коленкором. 3.3. Состояние документов удовлетворительное. - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

4. Порядок и условия оказания услуг - - при сканировании страниц сложной конструкции (например, к краю страницы документа приклеена отгибающаяся вставка, исписанная с обеих сторон текстами, имеющими прямое отношение к содержанию основной страницы, и, в то же время, в любом положении закрывающая собой те или иные элементы изображения основной страницы) должны создаваться несколько файлов с вариантами исполнения изображения одной и той же страницы с разных ракурсов или положений носителя либо его деталей таким образом, чтобы все без исключения элементы, несущие информацию, были отражены на изображениях этой группы файлов без отрыва от основного контекста. Учет образов в данном случае осуществляется по количеству созданных электронных копий, в результате чего допускается увеличение количества электронных образов документа с соблюдением именования файлов электронных копий в соответствии с архивными шифрами; - сканирование большеформатных документов, физический размер которых превышает область сканирования, выполняются по частям с последующей обработкой – объединением электронных копий в один графический образ целого документа. Все созданные электронные копии при данной работе обязательно сохраняются в рабочей - копии. Для склейки изображения необходимо нанесение реперных точек для корректного совмещения изображения. Учет образов в данном случае осуществляется по количеству исходных сканов, в результате чего допускается увеличение количества электронных образов документа с соблюдением именования файлов электронных копий в соответствии с архивными шифрами; - если в дело вшиты документы разных форматов, или носитель документа представляет собой тонкую просвечивающую бумагу, или имеет повреждения, то при сканировании между страницами прокладываться плотная бумага черного или белого цвета (плотностью не менее 55 г/м2), позволяющая визуально «разъединять» документы - - Участник закупки указывает в заявке все значения характеристики

- технические средства, используемые при создании информационного ресурса, обеспечивают сканирование документов различного качества (ветхих, на бумаге различной плотности и состава и т.п.) и исключать повреждения бумажных оригиналов дел; - Исполнитель проводит сканирование тестовой части массива (1 000 листов) и передачу графических образов Заказчику для подтверждения критериев качества. Тестовая часть массива содержит все встречающиеся варианты документов-оригиналов. Результаты тестового сканирования оформляются актом приемки тестовой части массива электронных копий, который является основанием для допуска Исполнителя к оказанию услуг по оцифровке всего массива единиц хранения; - рабочие станции Исполнителя, используемые для оказания услуг по оцифровке, оборудованы защищенными корпусами, номерными пломбами, USB порты должны отсутствовать или быть физически заблокированы. Несанкционированная передача информации на сторонние устройства во время проведения оказания услуг исключаются; - при оказании услуг по сканированию, Исполнитель обязан использовать на всех стадиях предоставления услуги исключительно лицензионное программное обеспечение, в части операционных систем, офисного программного обеспечения, программного обеспечения для обработки и проверки графических образов.

4.10. Требования к индексированию документов. Индексирование документов ведется поэтапно с помощью комбинации ручных и автоматических методов индексирования и верификации. Технология по индексированию документов отвечают следующим требованиям: - последовательное выполнение операций обработки документов. После выполнения каждой операции проводится проверка корректности выполненной операции. Только после проверки получаемые в результате данные передаются на следующий этап обработки; - параллельное выполнение одних и тех же операций разными операторами при обработке одного массива документов; - параллельная обработка одних и тех же документов разными операторами при обработке одного массива; - интегральная проверка массива данных, которая проводится при завершении каждой отдельной операции; - интегральная проверка результирующего массива данных, которая проводится при завершении всех операций; - сохранение информации об авторе, выполнившем внесение данных в запись БД. В технологической системе обработки документов сохраняться полная информация о том, кто из операторов, когда и какие операции выполнял; При выполнении индексирования документов Исполнитель выполняет разделение массивов графических образов архивного дела на три директории: - директория № 1 содержит файлы - обложку дела, внутреннюю опись, лист использования, лист заверитель в формате JPEG; - директория № 2 содержит файлы - страницы архивных документов и значимые оборотные станицы в формате JPEG;

- директория № 3 содержит файлы - обложку дела, внутреннюю опись, лист использования, страницы архивных документов и значимые оборотные станицы, лист заверитель (то есть массив всех графических образов архивного дела) в формате PDF/a (многостраничный документ с возможностью полнотекстового поиска внутри документа). 4.11. Результат оцифровки дел: - результатом сканирования являются файлы графических образов страниц документов, ориентированные по тексту, выровненные и обрезанные по краю листа; - в одной директории сохранены образы одного архивного документа; - файловая структура массива: , Файлы с образами страниц дела в формате JPEG размещаются в папку . Примерная маркировка файлов JPEG: 103_1_2_0001, где 103 - номер фонда, 1 – номер описи, 2 – номер дела, 0001 – номер листа дела. В папку включают PDF/а-файлы собранного дела (преобразованные из JPEG в многостраничные файлы) соответствующий тексту традиционного дела.

Примерная маркировка файлов PDF/а-файлов: 3_1_55(33), где (3 - номер фонда, 1 – номер описи, 55 – номер дела, (33) - количество листов дела. Маркировка файлов JPEG и PDF/а-файлов собранного дела согласуется Исполнителем с Заказчиком до начала оказания услуг. - Инкрементное именование файлов с образами страниц - Исполнитель по итогам оказания услуг по оцифровке обеспечивает перед вывозом оборудования с объекта Заказчика полную очистку памяти серверов и рабочих станций с использованием специальных программно-технических средств, сертифицированных в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации в области защиты информации. При сдаче-приемке оказанных услуг Исполнитель предоставляет Заказчику акт удаления информации с рабочих станций и серверов (приложение 1); - при проведении оцифровки используется спецодежда (х/б халаты, хлопковые перчатки), для обеспечения максимальной сохранности документов Заказчика. 4.12. Основные требования к выполнению загрузки в ГИС ЭА: - JPEG - файлы с обложкой дела, листом использования, листом заверителем, внутренней описью загружается в ГИС ЭА на уровне дела в раздел «НСА»: Рубрика – Фонд – Опись - Дело»; - в подразделе Документ соответствующего Дела создается документ (формируются реквизиты карточки документа), к которому прикрепляются JPEG - файлы со страницами каждого документа отдельно, в случае обнаружения конфиденциальных сведений, карточка и/или лист(файл) закрывается; - автоматическое заполнение полей (реквизитов) карточки документа из данных карточки дела согласуется Исполнителем с Заказчиком до начала оказания услуг; - загрузка информационного ресурса не приводит к уничтожению (повреждению) информационного ресурса, загруженного ранее; - ежемесячно, до 5 числа каждого месяца, Исполнитель предоставляет Заказчику отчет по показателям эффективности (приложение 2);

- при сдаче-приемке оказанных услуг Исполнитель предоставляет Заказчику отчет о загрузке информации в ГИС ЭА (приложение 3). Подключение к ГИС ЭА сотрудников Исполнителя осуществляется в соответствии с Порядком функционирования ГИС ЭА (опубликован на сайте службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа https://spda.yanao.ru/documents/active/145920/).

4.1. Архивные документы предоставляются Исполнителю к моменту начала оказания услуг на основании заказа (требования) на выдачу архивных документов и далее по мере оцифровки архивных документов с учетом обеспечения бесперебойной оцифровки. 4.2. Все операции с делами на период оказания услуг производятся с соблюдением следующих правил: - хранение оригиналов только в горизонтальном положении; - запрещается держать оригиналы на весу; - запрещается растягивать листы документов для уменьшения кривизны сканируемых страниц (при наличии таких документов Исполнитель применяет сканеры с плоским прижимным стеклом для оригиналов с небольшим количество страниц, и с V-образным стеклом и V-образной книжной колыбелью для оригиналов с количеством страниц, превышающим 40 единиц); - запрещается делать рукописные пометки на страницах документов и использовать клеящиеся стикеры; - запрещается применять любые воздействия на документы, способные привести к изменению их физического состояния и сохранности. 4.3. Подготовка архивных документов к сканированию выполняется Исполнителем и включает в себя предварительный просмотр архивных дел на предмет обнаружения физических повреждений (загрязнений, разрывов, утраты части листа), а также особенностей формирования дел, которые могут привести к невозможности сканирования дел без расшивки (документы, значительная часть текста которых уходит в сшивку; документы, сложенные и сшитые внутрь краями). Все дефекты документов Заказчика, обнаруженные в процессе подготовки и сканирования архивных документов, зафиксированы Исполнителем и сообщены Заказчику.

4.4. В целях исключения потери информации на электронном образе в сравнении с оригиналом (к примеру, текст уходит в корешок) расшивка и последующая прошивка или переплет архивных дел (как старыми, так и при необходимости заменяемыми на новые обложки, предоставляемые Заказчиком) производится Исполнителем под контролем Заказчика. После расшивки, дела приводятся в первоначальный вид (листы сшиваются на нитку), переплет дел сохраняется в том виде, в котором он был сшит ранее. При брошюровании дела сшивка происходит только по ранее сделанным (старым) проколам (отверстиям). Порядок следования листов документов после сшивки соответствует порядку следования листов до расшивки дел. После проведения оцифровки все расшитые дела подшиваются в полном объеме. Исполнитель гарантирует ручную технологию прошивочных работ, которая не приведет к потере информации в корешке дела - возможность раскрытия переплетенного дела на 180 градусов. 4.5. Исполнитель проводит оцифровку с использованием оборудования (технических средств), включающее планетарные сканеры. Доставка оборудования и в случае необходимости сборка осуществляется Исполнителем за счет собственных сил и средств. До начала оказания услуг Исполнитель предоставляет Заказчику список технического персонала, принимающие участие в оцифровке. 4.6. Требования к режиму оцифровки: - полноцветные изображения в режиме RGB с цветовым разрешением 24 бита для всех дел; - формат выходного файла JPEG с копией собранного дела в формате PDF/A; - разрешение оцифровки архивных дел согласуется с Заказчиком (разрешение не менее 300 dpi). Для оказания услуг по оцифровке Исполнитель использует профессиональное оборудование: планетарные сканеры. Планетарные сканеры оснащены книжной колыбелью для сканирования нерасшиваемых архивных дел и лампами холодного света, либо LED светодиодными осветителями.

Система освещения настраиваться под характеристики архивных дел - как программно, так и путем произвольного размещения элементов освещения. Планетарные сканеры обеспечивают: - бесконтактный способ сканирования, исключающий физическое повреждение документов; - цветной режим сканирования; - размер области сканирования – не менее 604?430 (длина ? высота); - читаемость предельной группы по Тест-объекту читаемости ТО-2, выполненному по варианту А ГОСТ 13.1.701-95; - автоматическую очистку изображений от фонового мусора, выравнивание, убирание теней, обрезку краев; - качественное сканирование документов, плотность бумаги которых составляет от 40 г/м2 до 250 г/м2. Исполнитель обеспечивает калибровку сканирующего оборудования прикладным программным обеспечением с использованием Тест-объектов согласно ГОСТ 13.1.701-95 в оттенках серого цвета с глубиной 8 бит по следующим параметрам: - оптическое разрешение; - уровень белого; - уровень черного; - равномерность освещенности; - фокусировка; - контрастность. 4.8. Требования к тестированию и настройке сканирующего оборудования. Для обеспечения стабильности показателей качества получаемых графических образов. Исполнитель обязан проводить ежедневную юстировку (настройку, калибровку) сканирующего оборудования. Юстировка проводиться Исполнителем перед началом процесса сканирования с помощью специализированного программного обеспечения автоматического контроля качества сканирования с наглядной визуализацией параметров качества сканирования.

Юстировка оборудования заключаться в измерении основных показателей при помощи сканирования Тест-объектов (ISO 12653, ISO 29861), а также белого листа и любой страницы из оцифровываемого массива документации и автоматической оценке программными средствами результатов сканирования по заданным параметрам. Производиться контроль по следующим параметрам: - определение значения уровня яркости (значение «точки белого») по всему полю сканирования; - определение значения «точки черного» - соответствие черного цвета заданной норме; - определение значения средних тонов («точка серого») - соответствие нейтральных оттенков заданной норме; - определение неравномерности освещенности. Результаты контроля ежедневно фиксироваться в журнале калибровок. При выявлении отклонений в показателях Исполнитель проводит калибровку (настройку) сканирующего оборудования. Факт проведения калибровки (настройки) оборудования и его результаты отображаются в журнале калибровок. Журнал калибровок представляется Исполнителем по первому требованию Заказчика. 4.9. Основные требования к выполнению оцифровки. При оказании услуг выполняются следующие основные требования: - создание информационного ресурса выполняется силами Исполнителя на технических средствах Исполнителя, путём массовой оцифровки архивных документов; - оцифровка архивных дел производиться однократно. Ресканы архивных документов не допускаются; - сканирующее оборудование Исполнителя не должно воздействовать на архивные дела инфракрасным и ультрафиолетовым излучением; - для сканирования не расшиваемых или повреждённых документов предусмотрен бесконтактный способ сканирования со 100%-ной гарантией качества сохранности оригинальных документов. Сканирование ветхих единиц хранения выполняться с раскрытием дела на угол не более 90 градусов;

- ориентация электронного образа соответствует ориентации страницы в оригинале (допустимое отклонение не более 1°), поворот или зеркальное отображение изображения не допускается; - правила обращения с архивными документами и порядок сдачи-приёмки дел согласовывается Исполнителем с Заказчиком до начала оказания услуг; - при создании информационного ресурса обеспечена возможность оцифровки дел формата от А6 до А0; - сканирование осуществляется с разрешением от 300 до 600 dpi (точек на дюйм), для создания файлов форматов JPG, PDF/а (с возможностью полнотекстового поиска внутри документа) в сером или цветном режиме; - необходимо сканировать все листы дел, включая обложку; - при сканировании вокруг документа обеспечено свободное поле размером 0,5 см - 1 см с тем, чтобы был виден край листа документа; - при наличии документов с информацией, заполняющей разворот страниц, сканирование выполняться в разворот, а созданная электронная копия в последствии не подвергаться графической обработке (постраничной обрезке); - сканированию подлежат все заполненные символьно - знаковой информацией страницы (лицевая и оборотная стороны документов). Пустые страницы не сканируются. Страница считается пустой, если она не имеет никаких символьных и графических элементов, несущих информацию, кроме изображения фона носителя (наличие вержеров, понтюзо и филиграней на бумаге (бумага с ярко выраженной, видимой на просвет сеткой из частых полос, пересечённых под прямым углом, знаков), в расчет не принимается);

5. Требования к контролю качества и к записи информации на внешние жесткие диски - 5.1. Требования к записи информации на носители информации. Исполнитель записывает на приобретенные за свой счет на внешние носители информации типа SSD (интерфейс SATA III) (далее – SSD диск) сформированный массив графических образов. SSD диски формируются в 3-х экземплярах: подлинник, рабочая копия, изначальный массив необработанных графических образов после сканирования. SSD диски передаются заказчику в кейсах для хранения дисков. Запись на внешние носители информации производиться в соответствии с ГОСТ Р ИСО 13008 – 2015 «Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов». Каждый SSD диск маркируется следующим образом: - краткое название архива; - порядковый номер жесткого диска – присваивается в валовом порядке; - дата оцифровки; - дата записи диска; - количество файлов; - объем файлов (Гб); - тип диска (электронные копии документов – подлинник, электронные копии – рабочая копия (дубликат), изначальный массив необработанных графических образов после сканирования); - а также номера фондов, описей и полный перечень ед.хр. (дел), записанных на данный носитель. - Пример маркировки жесткого диска: Отдел по делам архивов (муниципальный архив) Администрации города Новый Уренгой, диск №1, 22.04.2014, 07.05.2014, 159 файла, 3,83 Гб, электронный фонд пользования – подлинник, Ф. 499, оп. 1, д. 1-120, 129-130. - - Участник закупки указывает в заявке все значения характеристики

5.2. Критерии и контроль качества оказываемых услуг по сканированию: - контроль качества графических образов осуществляется по их изображению на экране монитора с разрешением не менее 1920x1080 точек и/или по распечатке отдельных графических образов на принтере с разрешением 400 dpi. При визуальном контроле графический образ на мониторе и/или его распечатка на принтере имеет не более 5% точек («мусора») от общего фона, наличие информации и ее читаемость должна быть полной. При цветном режиме сканирования допускается нечитаемость на электронной копии серых (карандашных) символов или строк. В случаях, когда графический образ на мониторе и/или его распечатка на принтере не удовлетворяют данным требованиям, то такой графический образ признается бракованным; - допустимый процент бракованных графических образов устанавливается на уровне – 0,2% (два бракованных графических образа на 1000 графических образов); - в случае превышения процента брака результаты оказания услуг возвращаются Исполнителю на доработку. Исполнитель еженедельно проводит совместные проверки качества графических образов с Заказчиком, по итогам проверки Исполнитель составляет и предоставляет Заказчику протокол совместной проверки качества графических образов (приложение 4). 5.3. Исполнитель, в ходе оказания услуг по оцифровке, обеспечивает проверку всего массива оцифрованных образов на предмет дефектов сканирования и их исправление. По итогам проверок Исполнитель предоставляет Заказчику протокол проверки массива графических образов (приложение 5).

6. Годовое сопровождение - - Исполнитель обязан предоставить техническую поддержку и сопровождение всех информационных ресурсов, создаваемых в ходе оказания услуг, на протяжении не менее 12 месяцев с момента подписания документа о приемки оказанных услуг; - услуги по техническому сопровождению оказываются Исполнителем по запросу Заказчика в согласованный срок. Услуги по техническому сопровождению оказывается Исполнителем с учетом допустимого брака графических образов – 0,2% (два бракованных графических образа на 1000 графических образов) при оказании услуг по сканированию. - - Участник закупки указывает в заявке все значения характеристики

Перечень услуг по техническому сопровождению: Восстановление из изначального массива графических образов после сканирования, которое включает в себя: выполнение запроса на получение от Заказчика изначального массива необработанных графических образов после сканирования; поиск подлежащего восстановлению массива; обработку графических образов и приведение к виду в соответствии с требованиями; передачу готовых образов Заказчику; возврат изначального массива необработанных графических образов после сканирования на хранение; Выполнение рескана при отсутствии требуемых графических образов в резервных копиях, которое включает в себя: организацию и получение от Заказчика дела, подлежащего пересканированию; сканирование дела; возврат документов Заказчику; обработку графических образов и приведение к виду в соответствии с требованиями; передачу готовых образов Заказчику.

7. Результат оказания услуг - Результатом оказания услуг по оцифровке архивных документов Заказчика и загрузке их в ГИС ЭА является набор графических образов (электронных копий) листов архивных дел, записанные на переносные жесткие диски и загруженные в ГИС ЭА. Графические образы промаркированы, резкими (четкими) и отображать всю страницу дела целиком, включая все её кромки. В результате оказания услуг Заказчику предоставляется: Список технического персонала, принимающих участие в оцифровке (до начала оказания услуг); Журнал калибровок (по требованию Заказчика); Акт приемки тестовой части массива; Акт удаления информации с рабочих станций и серверов Исполнителя; Отчет о загрузке информации в ГИС ЭА; Протокол совместной проверки качества графических образов; Протокол проверки массива графических образов; SSD диски (электронный фонд пользования – подлинники, рабочие копии, изначальный массив необработанных графических образов после сканирования); Акт сдачи-приемки оказанных услуг; Гарантийное письмо о полном удалении информации со всего оборудования Исполнителя (в течение 15 дней по завершении срока предоставления гарантии качества оказанных услуг). - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

8. Требования к защите информации от несанкционированного доступа - 8.1. Работа с электронными копиями архивных документов осуществляться с обеспечением мер по защите информации от несанкционированного доступа, утечки по техническим каналам, программно-технических воздействий с целью нарушения целостности (модификации, уничтожения) информации в процессе ее обработки, передачи и хранения, а также работоспособности технических средств. Ответственность за сохранность информации при обработке электронных копий архивных документов в момент оказания услуг лежит на Исполнителе. 8.2. Обеспечение защиты создаваемых электронных копий архивных документов от хищения, утраты, утечки, уничтожения, искажения и подделки при оказании услуг осуществляются правовыми, организационными и техническими мерами Исполнителя. Работа с оригиналами архивных документов и их электронными копиями осуществляться с обеспечением мер по предотвращению утраты бумажных носителей и защите информации от несанкционированного доступа, утечки по техническим каналам, программно-технических воздействий с целью нарушения целостности (модификации, уничтожения) информации в процессе ее обработки, передачи, хранении, а также работоспособности технических средств. 8.3. Исполнителем предпринимаются меры по обеспечению безопасности передачи информации по электронным каналам, предусматривающие: - неразглашение сведений конфиденциального характера должностными лицами и сотрудниками Исполнителя, участвующими в оказании услуг; - предотвращение несанкционированного копирования информации с носителей и технических средств Исполнителя; - гарантированное уничтожение информации из памяти серверов и рабочих станций после оказания услуг перед вывозом оборудования с объекта Заказчика указанного в п. 1.4 с использованием специальных программно-технических средств. - - Участник закупки указывает в заявке все значения характеристики

8.4. Результаты оказанных услуг по техническому заданию не передаются Исполнителем третьим лицам, полностью или частично. Исполнитель обязуется не сохранять у себя файлы и перечни сканированных архивных документов, и иные материалы в электронной форме, созданные в процессе исполнения технического задания, после завершения оказания услуг.

9. Требования по сроку гарантий качества на результаты оказания услуг - 9.1. Исполнитель обязан за свой счёт в согласованные сроки исправить по требованию Заказчика все выявленные недостатки или дефекты в результатах оказанных услуг, если в процессе оказания услуг Исполнитель допустил отступление от настоящего Технического задания, ухудшившее качество оказания услуг. 9.2. Исполнитель обязан за свой счёт устранить выявленные в течение гарантийного срока дефекты в оказанных услугах в согласованные сроки. Гарантийный срок в этом случае продлевается на период устранения дефектов. 9.3. Перечень услуг, оказываемых Исполнителем в рамках гарантийного сопровождения, представлен в п.5 настоящего Технического задания. 9.4. В том случае, когда ошибки обнаруживаются в процессе эксплуатации ГИС ЭА, Исполнитель в кратчайший срок без дополнительной оплаты производит устранение ошибок. Срок устранения дефектов и недостатков, происшедших по вине Исполнителя определяется по договоренности Заказчиком и Исполнителем. 9.5. Срок предоставления гарантии качества оказанных услуг – не менее 12 месяцев со дня подписания акта сдачи-приемки оказанных услуг. 9.6. В течение 15 календарных дней по завершении срока предоставления гарантии качества оказанных услуг Исполнитель предоставляет Заказчику гарантийное письмо о полном удалении со всего оборудования Исполнителя информации, полученной или обрабатываемой в ходе оказания услуг. - - Значение характеристики не может изменяться участником закупки

Преимущества, требования к участникам

Преимущества: Преимущество в соответствии с ч. 3 ст. 30 Закона № 44-ФЗ - Размер преимущества не установлен

Требования к участникам: 1. Требования к участникам закупок в соответствии с ч. 1.1 ст. 31 Закона № 44-ФЗ 2. Единые требования к участникам закупок в соответствии с ч. 1 ст. 31 Закона № 44-ФЗ

Сведения о связи с позицией плана-графика

Сведения о связи с позицией плана-графика: 202601903000030002000015

Начальная (максимальная) цена контракта: 999 989,00

Валюта: РОССИЙСКИЙ РУБЛЬ

Идентификационный код закупки (ИКЗ): 263890402800489040100100200026311244

Срок исполнения контракта (отдельных этапов исполнения контракта) включает в том числе приемку поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги, а также оплату заказчиком поставщику (подрядчику, исполнителю) поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги

Дата начала исполнения контракта: с даты заключения контракта

Срок исполнения контракта: 27.06.2026

Закупка за счет бюджетных средств: Да

Наименование бюджета: Бюджет города Новый Уренгой

Вид бюджета: местный бюджет

Код территории муниципального образования: 71956000: Муниципальные образования Тюменской области / Муниципальные округа, городские округа Ямало-Ненецкого автономного округа / город Новый Уренгой

Место поставки товара, выполнения работы или оказания услуги: Российская Федерация, АО Ямало-Ненецкий, г.о. город Новый Уренгой, г Новый Уренгой, мкр Восточный, д. 6, Архивный отдел (муниципальный архив) Администрации города Новый Уренгой

Предусмотрена возможность одностороннего отказа от исполнения контракта в соответствии со ст. 95 Закона № 44-ФЗ: Да

Требуется обеспечение исполнения контракта: Да

Размер обеспечения исполнения контракта: 5 %

Порядок предоставления обеспечения исполнения контракта, требования к обеспечению: В течение срока, установленного для заключения контракта участник закупки, с которым заключается контракт представляет обеспечение исполнения контракта. Контракт заключается только после предоставления участником закупки, с которым заключается контракт, обеспечения исполнения контракта. В случае непредоставления участником закупки, с которым заключается контракт, обеспечения исполнения контракта в срок, установленный для заключения контракта, такой участник считается уклонившимся от заключения контракта. Обеспечение исполнения контракта может быть представлено в виде независимой гарантии, выданной в соответствии требованиям статьи 45 Закона о КС № 44-ФЗ, или внесением денежных средств на указанный заказчиком счет, на котором, в соответствии с законодательством Российской Федерации, учитываются операции со средствами, поступающими заказчику. Способ обеспечения исполнения контракта, срок действия независимой гарантии определяются в соответствии с требованиями Закона о КС № 44-ФЗ участником закупки, с которым заключается контракт, самостоятельно. При этом срок действия независимой гарантии должен превышать предусмотренный контрактом срок исполнения обязательств, которые должны быть обеспечены такой независимой гарантией, не менее чем на один месяц, в том числе в случае его изменения в соответствии со статьей 95 Закона о КС № 44-ФЗ. В случае, если предложенные в заявке участника закупки цена, сумма цен единиц товара, работы, услуги снижены на двадцать пять и более процентов по отношению к начальной (максимальной) цене контракта, начальной сумме цен единиц товара, работы, услуги, участник закупки, с которым заключается контракт, предоставляет обеспечение исполнения контракта с учетом положений статьи 37 ФЗ о КС. Бенефициаром в независимой гарантии выступает ЗАКАЗЧИК. Участник закупки освобождается от предоставления обеспечения исполнения контракта, в случае предоставления информации, содержащейся в реестре контрактов в соответствии с частью 8.1 статьи 96 ФЗ о КС.

Платежные реквизиты для обеспечения исполнения контракта: p/c 03232643719560009000, л/c 901010013, БИК 007182108, ОКЦ № 10 УГУ Банка России//УФК ПО ЯМАЛО-НЕНЕЦКОМУ АВТОНОМНОМУ ОКРУГУ, г Салехард, к/c 40102810145370000008

Требуется гарантия качества товара, работы, услуги: Да

Срок, на который предоставляется гарантия и (или) требования к объему предоставления гарантий качества товара, работы, услуги: Срок предоставления гарантии качества услуг – не менее 12 месяцев со дня завершения оказания общего объема услуг и подписания документа о приемке оказанных услуг.

Информация о требованиях к гарантийному обслуживанию товара: -

Требования к гарантии производителя товара: -

Банковское или казначейское сопровождение контракта не требуется

Информация о сроках исполнения контракта и источниках финансирования

Срок исполнения контракта (отдельных этапов исполнения контракта) включает в том числе приемку поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги, а также оплату заказчиком поставщику (подрядчику, исполнителю) поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги

Дата начала исполнения контракта: с даты заключения контракта

Срок исполнения контракта: 27.06.2026

Закупка за счет бюджетных средств: Да

Наименование бюджета: Бюджет города Новый Уренгой

Вид бюджета: местный бюджет

Код территории муниципального образования: 71956000: Муниципальные образования Тюменской области / Муниципальные округа, городские округа Ямало-Ненецкого автономного округа / город Новый Уренгой

Документы

Общая информация

Документы

Журнал событий